VDL_RAPPORT_ANALYTIQUE_07_2021_10_12

649 FR SÉANCE DU VENDREDI 10 DÉCEMBRE 2021 1. Les services et activités touchés par le télétravail en 2020 L’enquête a relevé que dans 49 des 54 services ou directions, il y avait au moins un télétravailleur en 2020. Le service des technologies de l’information et de la communication (TIC) a cependant installé un accès VPN à au moins un utilisateur dans chaque service de la Ville. Quant au type de poste qui a bénéficié du télétravail durant la période du 16 mars et 24 juin 2020, il s’agit de tout type de poste administratif, ainsi que des assistants sociaux, éducateurs, animateurs, chefs de service, responsables, du central téléphonique, du support informatique, du secrétariat, des analystes, du front office, du back office, des comptables, traducteurs, chefs de réseaux, coordinateurs, développeurs IT, ... 2. Matériel et programmes informatiques mis à disposition Durant la période du confinement, 77,6% des utilisateurs indiquent dans l’enquête avoir eu une connexion VPN à leur disposition ; environ la moitié disposait d’un ordinateur de la Ville et environ la moitié d’un ordinateur privé. 38% des participants disposaient d’un téléphone portable de la Ville ; 9% d’un soft-phone. La plus grande partie (environ 54% des répondants) ont indiqué avoir dû utiliser leur téléphone portable/fixe privé lors du télétravail. Il est à noter que depuis l’enquête, le stock des ordinateurs portables de la Ville a été considérablement augmenté de manière à ce que la majorité des utilisateurs disposent dorénavant d’un ordinateur mis à disposition par la Ville. Environ 260 laptops ont été distribués pour télétravail Covid-19 durant l’année 2020. 330 accès VPN étaient configurés avant la pandémie, comprenant les accès pour télétravail, mais aussi les accès à distance pour les administrateurs de systèmes informatiques ou les opérateurs de tels systèmes, notamment pour les besoins lors de permanences. Lors des deux premières semaines de confinement, le département Sécurité Informatique du service TIC a configuré 400 accès en plus des accès déjà présents. Fin juin 2020 il y a déjà 820 accès supplémentaires. Avant la pandémie, la Ville a vu sur son infrastructure VPN environ 25 personnes connectées simultanément dans la journée, correspondant aux agents déjà en télétravail avant la pandémie. Pendant les semaines de confinement environ 450 utilisateurs étaient en moyenne connectés par jour, avec au maximum 400 connexions simultanées sur notre infrastructure VPN par rapport aux 25 auparavant. Ceci montre bien l’augmentation énorme en terme d’utilisateurs et de trafic. A partir de la deuxième moitié de 2020, après la période de confinement, environ 80 utilisateurs étaient connectés par jour. 3. Proportion du personnel ayant eu recours au travail à domicile Durant le confinement, le nombre d’utilisateurs a augmenté à environ 280 utilisateurs par jour avec des pics de 450 utilisateurs connectés simultanément aux heures de pointes. A partir de mai 2020, ce nombre a progressivement baissé pour atteindre un minimum aux mois d’août et de septembre. Fin octobre, début novembre, une augmentation significative à un nombre aux alentours de 200 utilisateurs par jour a pu être constatée. 4. Réactions du personnel de la Ville suite au recours au télétravail Selon l’enquête, approximativement 78% des utilisateurs estiment s’être sentis à l’aise ou plutôt à l’aise durant le télétravail. Les arguments positifs les plus mentionnés concernent surtout l’impact suite à la suppression du trajet de travail (gain de temps, moins de stress), la réduction des interruptions permettant une meilleure concentration à domicile et la plus grande flexibilité, pour une meilleure organisation du travail et une meilleure conciliation entre vie privée et vie professionnelle. Les arguments négatifs les plus mentionnés concernent surtout le manque de contact physique et d’échange social avec les collègues de travail, ainsi que la communication plus difficile au sein des équipes. En ce qui concerne la performance au télétravail, le point de vue des chefs de services et responsables d’équipe était le suivant : –– Les aspects de la performance au télétravail sur lesquels les chefs de service et les responsables d’équipe étaient le plus satisfaits, sont la réactivité et la disponibilité. L’aspect qui a apporté le moins de satisfaction était la créativité, suivie par la productivité... –– Importance de disposer de lignes directrices claires sur l’accessibilité, les horaires de travail, le remplacement de collègues absents, etc. –– Mise à disposition de procédures et outils de suivi de la performance –– Mise à disposition d’un équipement informatique et de formations adéquats. En ce qui concerne le point de vue des utilisateurs sur les aspects les plus importants pour une meilleure performance au télétravail, les éléments suivants ont été indiqués : –– Equipement informatique adéquat –– Lieu de travail calme et séparé (où on peut se concentrer sans être dérangé) –– Connexion internet et accès VPN –– Mentalité et organisation de travail adaptée au télétravail (discipline, horaire de travail clairement défini, engagement et responsabilité pour le travail) –– Bonne communication avec les collègues de travail, les services et le chef de service et accessibilité –– Définition claire des tâches, objectifs et procédures de travail. 5. Proportion de femmes vs. proportion d’hommes ayant eu recours au télétravail A l’enquête environ .40% des utilisateurs se sont identifiés comme « femme» et 60% comme «homme». En prenant en compte la proportion des hommes (61,5%) et des femmes (38,5%) par rapport à l’effectif total, il n’est pas possible de constater une différence significative par rapport au genre. 6. Premiers enseignements tirés du télétravail pendant la pandémie Suite à l’analyse par un groupe de travail des résultats de l’enquête, il a été conclu que l’expérience était de manière générale positive. Il s’agit d’une formule de travail qui est appréciée par le personnel (moins de trajet, meilleure conciliation vie privée-vie professionnelle), de sorte qu’un accroissement des demandes de télétravail hors Covid-19

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